Als leider ben je veel tijd kwijt aan dagelijkse taken zoals je mails en meetings. Diverse verstoringen maken dat je weer niet aan dat project hebt gewerkt. Je stelt het maar weer uit en hoopt dat het morgen beter zal gaan. Want dan heb je meer tijd. Maar veel leiders hebben aan het eind van hun week nog steeds die hele takenlijst, zo niet een grotere lijst over. Het timemanagement van veel leiders en ondernemers kan vaak dan ook wel wat verbetering gebruiken. Vaak ben je zo druk met lopende zaken dat je niet toekomt aan die grote klus of dat leeswerk zodat je het maar mee naar huis neemt. Hoe je de tijd verstandig besteedt op je werk is een belangrijke factor als het gaat om productiviteit. Maar ook voor je gemoedsrust. Die to-do lijst die je steeds achtervolgd is geen fijn gevoel. Je voldoet niet aan je eigen en andermans verwachtingen.

Deze 10 timemanagement tips gebaseerd op de natuur helpen je om je tijd effectiever te besteden en om balans te houden.  

1. Erken en respecteer jouw natuurlijk ritme

Onderzoeken hebben aangetoond dat vroege vogels succesvoller zijn dan nachtbrakers. Maar een uil kan niet veranderen in een vroege vogel. Als je weet wanneer je overdag het meest effectief bent, werk dan rond je natuurlijke pieken. Plan juist dan die belangrijke overleggen, of tijd voor dat project. Een voordeel voor ondernemers, is dat je veel meer flexibiliteit hebt om je werk aan je eigen bioritme aan te passen. Maar zoek ook als werknemer binnen jouw organisatie naar mogelijkheden. Vaak is er meer mogelijk als je zaken bespreekbaar maakt. Hier lees je een oefening om jouw ritme te vinden.

2. Stel prioriteiten

Klinkt als een dooddoener, maar veel leiders beginnen gewoon boven aan hun takenlijst. Qua timemanagement is het slim om te bedenken wat in jouw functie de kern is, welke taken horen daar wel en niet bij. Er zijn maar 24 uur in een dag. De zon gaat ook gewoon onder, of een boom nu veel of weinig is gegroeid. Er zijn diverse projecten en overleggen, maar is jouw aanwezigheid altijd noodzakelijk? Kun je ook anders bijdragen, of iets delegeren? Het Eisenhouwerkwadrant kan je hierbij helpen door te bepalen wat urgent en belangrijk is. Voorwaarde is wel dat je dit vanuit rust bepaalt. Volop in je stress, maak je vaak de verkeerde afwegingen, en is je blik te beperkt. Dus in plaats van doorrennen, ga even stilstaan, ademhalen en keuzes maken. Stel prioriteiten per week en per dag en pak ze dan één voor één aan. Als er zaken strijdig zijn met elkaar, overleg dan welke eerst moet met je leidinggevende. Je ervaart zo meer rust en dat geeft een betere kwaliteit van je werk. Plus het gevoel van voldoening telkens als je een item van lijst kunt afvinken.

3. Stop met multi-tasken

Als het om timemanagement gaat is dit een zeer doeltreffend en simpel advies: focus op één taak. Je bent namelijk veel productiever als je je concentreert op één taak tegelijk. Het is bewezen dat het schakelen tussen klussen je meer tijd kost dan zaken één voor één doen. Het is makkelijk om afgeleid te worden door e-mails, telefoontjes en vragen. Probeer je taken te clusteren, bv 3x per dag 15 minuten je e-mail checken.

Meld dat je een bepaalde tijd niet bereikbaar bent voor telefoon en meld dan ook wanneer wel. Een spreekuur werkt goed of meld dat je op bepaalde tijden je mails beantwoordt. Concentreer je daarnaast op één taak, maak die af en ga vervolgens beginnen aan de volgende. Je zult zien dat je op die manier snel effectiever wordt.

4. Leer om ‘nee’ te zeggen

Ben jij een “ja” persoon? Leer om ‘nee’ te zeggen. Soms is het toevoegen van slechts één dingetje aan je to-do lijst een extra uur werk. Vraag jezelf af het echt jouw rol is dit op te pakken. Vooral als je graag anderen helpt is dit een aandachtspunt. Vraag is of je jezelf er ook mee helpt. Heb je echt de tijd en energie hebt om er nog een verzoek of taak bij te doen? Ik zie soms managers of bazen die almaar druk-druk-druk zijn en dan denk ik: weet je wel hoe je overkomt? Hoe bot en gehaast je bent? Daar help je niemand mee. Voel jezelf niet schuldig en wordt zeker niet boos om ‘nee’ te zeggen. Morgen is weer nieuwe dag! En als er nooit ruimte in je agenda is, kijk dan nog eens naar timemanagement tip 2.

5. Plan rustmomenten

Een drive hebben als leider en ondernemer is goed, maar niemand is immuun voor een burn-out. Méér dan acht uur achter elkaar werken leidt bewezen tot een daling van de kwaliteit van het werk. Dieren bewegen zich in de regel ook niet continu. Een leeuw luiert uren per dag. En als roofdieren druk gaan doen, verraden ze zich en verstoken op nutteloze wijze calorieën. Dat wil niet zeggen dat dieren en mensen het best af zijn als ze de hele dag niks doen. Het gaat om de juiste balans tussen in- en ontspanning. Een goede timemanagement houdt dit balans in evenwicht.

Natuurvolken hebben een uitstekende verdeling tussen inspanning en ontspanning. Op vakantie zie je een heel ander ritme ontstaan. Helaas is die balans bij ons vaak weggeraakt door allerlei sociale constructies, zoals een werkgever die dingen van je eist en verwacht dat je er zo en zo laat bent. Kunstlicht en nachtdiensten die ons nachtritme verstoren. Dan kan er een conflict ontstaan tussen wat goed is voor jou en je prestaties, en wat geëist wordt (of wat je van jezelf verwacht). De Pomodori-techniek kan je helpen om elk uur 5 min te ontspannen. Dit maakt je werkuren draaglijker en gemakkelijker vol te houden.

6. Stel deadlines en houd je eraan

Als het om timemanagement gaat zijn veel leiders prima in staat zich aan afspraken en deadlines van anderen te houden. Deadlines van zichzelf zijn daarentegen een ander verhaal. Je bent zelf steeds de sluitpost van je takenlijst. Dat voelt op lange termijn heel onbevredigend. Neem jezelf serieus, dan gaan anderen dat ook meer doen. Als je taken afgerond wilt krijgen dan moet je je houden aan een haalbaar tijdschema. Deel jouw projecten in stukjes en plan in wanneer je hier aan gaat werken. Veel leiders proppen hun agenda veel te vol, de ene afspraak strak na de andere. Zo is er geen ruimte voor onverwachte zaken als iets eens uitloopt. Plan je projecten, stel mini-deadlines en houd jezelf verantwoordelijk. Wees realistisch over hoelang het gaat duren om taken gedaan te krijgen. Plan een redelijke tijd op je planner, vooral bij een afspraak met veel reistijd of vraag die ander bij jou te komen).

7. Zorg voor genoeg rust en slaap

Er is geen vervanger voor een goede nachtrust, elke nacht. Slaap kun je niet inhalen. `s Nachts herstelt je lichaam en dat herstel is bij minder slaap die nacht verstoord.

Volg de Les van een luipaard. Bij de urgente activiteit zoals een luipaard die achter een prooi aan rent, is er een natuurlijke grens: langer is niet gezond, ook als hij de prooi niet heeft. Zou hij drie keer zo lang rennen, loopt hij kans op definitieve hersenbeschadiging. Dat beest weet niks van hersenen, maar is wel zo geprogrammeerd dat hij precies zo lang rent als hij aankan. De rest van de tijd ligt hij wat te soezen en voor zich uit te kijken. Die periode is waarschijnlijk niet alleen nodig voor de spieren maar ook voor de hersenen om bij te komen en te herstellen. Er wordt gedacht dat slaap bij ons die functie heeft. Het is relevant om belangrijke dingen te onthouden en niet-belangrijke niet. Het vermoeden is dat de indrukken die je overdag opdoet, ’s nachts worden gezeefd. De meeste mensen hebben ongeveer 7-8 uur slaap per nacht nodig. Gebruik die dan ook.

8. Neem je werk niet mee naar huis

Zeker als je veel werkt vanuit huis, wees dan niet 24/7 bereikbaar voor je medewerkers en klanten. Je moet ten minste één dag per week een ‘geen werk vandaag’ dag inlasten. Anders zul je verstrikt raken, opgebrand, en jezelf later afvragen wat er is gebeurd. Zorg dat je thuis ontspannende activiteiten hebt. Je lichaam en hoofd hebben het nodig om te herstellen, ook van alle mentale stress.

9. Zoek je beste omgeving

Elke plant groeit het best op zijn favoriete grond. De een gedijt bij zonlicht de ander bij schaduw. Dat geldt ook voor mensen. Misschien kun jij je het beste concentreren met een vol bureau, in een kamer met veel andere mensen. Misschien heb je liever rust en structuur. In beide categorieën zijn leiders succesvol geworden. Wees eerlijk tegen jezelf, de juiste omgeving voor jou geeft weg naar succes. Denk ook aan voldoende zonlicht en planten op je kamer. Die geven een gezonde omgeving. Je moet werken mét jezelf en niet tégen jezelf als je het beste uit jezelf wilt halen.

10. Gebruik wachttijd

Moet je vaak wachten? Bijvoorbeeld voor een afspraak of tijdens het reizen. Benut die tijd dan voor het inhalen van het lezen van vakbladen, beantwoorden van e-mails of het noteren van creatieve ideeën voor een project. Of gewoon lummelen. In onze hersenen zijn verschillende systemen actief. Systeem 1 gebruik je bij het snelle, intuïtieve denken en systeem 2 bij het aandachtige denken. Het eerste systeem hangt samen met je creativiteit, het zorgt voor het opborrelen van ingevingen en ideeën. Even een beetje mijmeren en een rondje wandelen of sporten in de natuur kan daarbij ook goed helpen. Je laadt dan ook weer meteen op door de frisse lucht en hoe de natuur op je systeem inwerkt.

Ik wens je veel succes met deze timemanagement tips! Heb je nog vragen, dan hoor ik het graag.

Natuurlijke groet,

Lia van Loo