Durf jij te zwermen?

wie is de baas?

Zelfsturende teams zijn helemaal in, maar zo makkelijk is het niet voor iedereen om daarin te werken. Of daar naar over te schakelen. Dat zie ik in veel organisaties waar ik werkzaam ben.

In zelfstandige en zelfsturende teams (en soms ook in projectteams) is vaak geen eenduidige leider. Afhankelijk van je taken heeft iedereen soms een leidinggevende rol, moet je initiatief nemen, het team informeren of motiveren tot een bepaalde werkwijze. Dat is niet even simpel en heb je vaak niet geleerd in je opleiding. Dan gaat het vooral over jouw zelf-leiderschap. Ook daarbij zijn principes van het natuurlijk leiderschap toepasbaar.

Natuurlijk leiderschap

is sterk afhankelijk van de mate waarin mensen zichzelf kunnen aansturen en motiveren. Volgens Charles Manz, hoogleraar Business Leadership aan de University of Massachusetts, is zelf-leiderschap de kern in elk zelfsturend team. Je moet als medewerkers zelfstandig doelen kunnen stellen en manieren zoeken om die te halen.

Mijn ervaring is dat in goed functionerende zelfsturende teams, het werk gewoon leuker wordt. Maar dat natuurlijk leiderschap en organisch samenwerken gaat niet vanzelf. Je stem laten horen of een collega aanspreken op iets, een verandering in je team willen, dat vinden veel mensen lastig. Hoe kun je dan krachtig communiceren, zelf blijven staan en ook je collega`s recht doen?

Werken in een zelfsturend team, lijkt veel op zwermen. Het voortbewegen in een zwerm heeft diverse voordelen. Je bent als groep beter in staat je plek te krijgen. Zo zag ik een zwerm vogels een buizerd verjagen uit en een boom, zodat ze een goede overnachtingsplek hadden. Je bent minder kwetsbaar voor aanvallen van roofdieren. Het is lastig voor een roofdier er eentje uit te zoeken als alles door elkaar krioelt.

zelfsturend

Maar ook een kolonie mieren of bijen zijn samen in staat de dingen onderling te regelen, zonder een direct leidinggevende. Alle werk wordt gedaan; het voedsel gehaald, de kolonie verdedigd, het nest gebouwd, etc. Die zogenaamde zwermintelligentie, daarvan kun je als zelfsturend team-(lid) veel van leren. En als teamcoach of (bege-) leider van zo`n team is het handig hierover meer te weten. Durf jij je team te laten zwermen?

Belangrijk is te weten dat er geen centrale controlerende structuur is die de zwerm controleert. Maar de gezamenlijke interacties en communicatie zorgt voor een globaal intelligent gedrag. Daar begint voor de meeste leidinggevenden en coaches al een uitdaging. Je controleert niet de zwerm, maar het resultaat, bereikt de zwerm zijn doel. Daarvoor kun je gebruik maken van de zwermintelligentie. Bijen zijn niet superslim, maar….

Zwermintelligentie: eenvoudige wezens handelen met eenvoudige regels en gebaseerd op plaatselijke informatie. Ingewikkeld gedrag kan worden gecoördineerd door relatief eenvoudige interacties aldus bioloog I. Couzin.

• iedereen weet zijn taak

Als het nest wordt aangevallen of beschadigd is, gaat iedere bij meteen aan de slag. De werksters brengen de koningin en poppen in bescherming, de soldaten gaan verdedigen. Daarna wordt het nest weer opgebouwd. Wil je slagvaardig zijn als team, zorg dan dat taken duidelijk zijn om meteen in actie te komen. Weet jij wat je dagelijks moet doen?

• vertrouw op de taakhouder

Als een groep bijen een nieuwe kolonieplek zoekt, gaan de verkenners op pad. Ze zoeken allen een locatie en als ze iets gevonden hebben, communiceren ze via een “dans” aan de overige verkenners hoe goed deze is. Andere verkenners gaan ook kijken en bepalen onafhankelijk ook hun oordeel. Zijn ze enthousiast dan delen ook zij deze locatie. Zo worden diverse locaties bezocht en aangeprezen aan elkaar. De locatie met de meest “likes” wordt gekozen. Nu is slechts 2 tot 5 % van een zwerm verkenner, maar zij adviseren de hele zwerm naar die nieuwe plek. Niet iedereen die zich er mee bemoeit, of meepraat, maar de zwerm vertrouwt op degene die de taak heeft. Ik zie soms in teams dat men elkaars taak gaat overnemen, omdat ze denken het beter te kunnen. Dat is weinig collegiaal. Als het geen goede locatie is, zal de groep er niet voor kiezen.

• er zijn eenvoudige regels.

Bij scholen vissen zijn er bijvoorbeeld slechts twee regels die door elke vis opgevolgd worden: ‘volg de vis voor je als die er is’ en ‘zwem even snel als de vis naast je’ Eenvoudige regels houden een zwerm spreeuwen superalert: blijf dicht bij elkaar, vermijd botsingen en…vlieg in dezelfde richting. Er is onderzocht dat er een bepaalde onderlinge afstand is en dat elke vogel die 2 tot 3 buurvogels om hem heen bewaakt. Door alleen daarop te reageren, kan de groep als totaal snel van richting veranderen als er een roofvogel hen belaagt. Je hoeft niet het hele plaatje te zien, om er toch van te profiteren. In de bijenkolonie zijn de communicatielijnen kort, helder, transparant.

Zijn regels simpel en eenduidig in jouw team? Weet je met wie je moet communiceren?

• de communicatie tussen vele delen van de kolonie is cruciaal.

Hoe sneller een mier terugkomt met voedsel, hoe dichterbij de bron is. (ze keren pas terug als ze eten hebben) Dan is dit het sein voor meer mieren om er op uit te gaan. Dat wordt razendsnel via geur en reuk doorgeven. Want je weet nooit hoe lang er eten is. Duurt het lang, dan hoeft het nest nog niet in actie te komen. Ze profiteren dus a la minute van een voedselkans en maken niet eerst een masterplan. Nee, er is meteen actie op basis van de locale informatie en taak (voedsel halen). Door die communicatie is het nest flexibel en kan snel inspelen op situaties. Het probleemoplossend vermogen van de zwerm – de collectieve intelligentie – ontstaat uit de contacten tussen de individuen.

Moet alles eerst in de vergadering besproken worden of kan het ook via snel kort gericht overleg?

• het belang van de groep staat voorop.

Grote ego`s hebben het moeilijk in een zelfsturend team. Het gaat er niet om de beste soldaat of werkster te zijn, de zwerm staat centraal.

Bij de gnoes kennen maar enkele dieren de trekroute naar het water, maar dat is voldoende. De rest volgt toch wel! En toch maken die slimmeriken geen aanspraak op de leiding. Kun jij je eigen belang ondergeschikt maken aan dat van de groep? Als je een keer taak moet doen die je niet leuk vindt? Durf je de mening van een ander boven die van jezelf te stellen? Ook als dat betekent dat jouw belang niet gehoord wordt op dat moment?

Belangrijk is wel dat dit in evenwicht is, niet steeds dezelfden aan het ‘kortste eind trekken’.

• de groep weet meer als het individu.

Een zwerm kan verschillen van individueel inzicht, maar neemt een beslissing die het best is voor het volk als geheel! Dat gebeurt door de individuen de tijd en ruimte te geven om er op uit te gaan hun taak te doen en de resultaten te communiceren aan het nest Door duidelijke communicatielijnen volgt dan een besluit. Dit werkt ook bij grote groepen mensen zo. De zogenaamde “collectieve wijsheid’’ is onvoorstelbaar. Als je een grote groep mensen vraagt het aantal knikkers in een pot te raden zitten er grote verschillen in, soms hoor je zelfs onmogelijke getallen. Verbazingwekkend genoeg ligt het gemiddelde vaak opzienbarend dicht bij de waarheid. Niemand raadt het alleen, maar het collectief weet het wel…

Durf te zwermen!

Wat heeft een zelfsturend team nodig: