Eén van de belangrijkste vaardigheden als leider is je luistercapaciteit.
Jochem is leidinggevende op een ICT-bedrijf waar veel veranderd is . Er is een nieuwe klant die veel eisen stelt aan het programma, en de orderportefeuille was al vol. Op zich een goed teken, maar alles moet wel goed uitgevoerd worden. Dat legt extra druk op de bestaande mensen, die zijn eigenlijk al te druk. Daarvoor zijn nieuwe medewerkers aangenomen die ingewerkt moeten worden en veel vragen hebben, kortom zijn hoofd loopt een beetje om.
Hard werken zonder resultaat
Jochem is steeds harder gaan werken, pauzes inkorten, hij racet van probleem naar probleem. Even snel wat oplossen, wat aanwijzingen geven en dan weer door. Hij werkt keihard, maar het gemopper op de werkvloer neemt steeds meer toe. Zijn mensen voelen zich niet gehoord. Hij snapt er niets van. Hij doet zo zijn best…
De luistercapaciteit van een leider
Mensen willen gehoord en gezien worden in waar ze tegen aan lopen, waar ze last van hebben. Dat kan voor jou als leider iets heel simpels zijn, maar door dat te zeggen, neem je hun gevoel weinig serieus. Door snel even langs te racen, laat je zien dat andere zaken belangrijker zijn dan hun verhaal of gevoel. Goed luisteren is wezenlijk en dat begint met tijd nemen. Ja, die tijd die je voor je gevoel niet hebt. Maar door er nu echt tijd aan te geven, goed door te vragen, win je op de lange termijn veel meer. Je medewerker voelt zich gehoord en gezien. Dat motiveert om zelfstandig aan de slag te gaan. En gemotiveerder mensen zijn productiever en creëren een betere werksfeer. En dat leidt weer tot minder verzuim. Wie wil dat nu niet!
Goed leren luisteren
Jochem was in zijn hoofd met de gesprekken al bij heel andere zaken, had het probleem al opgelost voordat de ander was uitgesproken. Mensen zeiden dan ja tegen zijn verhaal, maar hun echte probleem was niet opgelost. Dat ligt vaak onder hetgeen ze als eerste benoemen. Jochem was niet in het hier en nu met de medewerker en dat voelden ze. Een goede luisteraar past een aantal zaken toe die de ander echt centraal stelt. Mijn ervaring is dat als je goed luistert, dat de ander dan vaak zelf wel de oplossing vindt. Soms wil men alleen een verhaal kwijt of bevestiging krijgen.
Met deze 10 tips word jij ook een goede luisteraar:
Luister zonder agenda
Dat klinkt simpel, maar vaak heb je allerlei verwachtingen hoe het gesprek gaat verlopen en wat de uitkomst zal/ moet worden. Hiermee zet je jezelf en de ander vast in een bepaald denkschema. Probeer blanco het gesprek in te gaan. Ik ben vaak verrast door dit toe te passen en kwam tot betere oplossingen.
Zet de ander centraal
Zorg dat het om het verhaal van de ander gaat i.p.v. je eigen belevingen en ervaringen te delen. Wees oprecht geïnteresseerd in het verhaal, de beleving van de ander en stel daar vragen over.
Geen onderbrekingen
Laat de ander uitpraten, ook al is het een heel verhaal.
Maak zinnen niet af
Soms denk je te weten wat de ander bedoelt. Maar laat het hen in hun eigen woorden zeggen. Door de zin af te maken, of te raden wat iemand bedoelt, geef je onbewust sturing aan het gesprek. Daarnaast help je de ander niet, maar maak je hem afhankelijk van jouw hulp. Geef gewoon de tijd het in eigen woorden te zeggen. Wacht even…
Stel vragen
Deze tipt hangt nauw samen met de vorige. Zinnen als “ “het is moeilijk”, ‘ik zie het niet zitten” lijken soms heel eenduidig, maar ik heb vaak gemerkt dat mensen soms iets heel anders dachten dan wat ik verwachtte. Door vragen te stellen wat bedoel je precies, wanneer gebeurt dat, krijg je soms een heel ander beeld van de situatie of de persoon.
Stiltes accepteren
Veel leiders hebben de neiging stiltes op te vullen, met een vraag, reactie omdat het ongemakkelijk voor hen voelt. Ze willen iets doen, Maar stiltes hebben juist een heel belangrijke rol in het gesprek. Laat ze ontstaan, de ander kan daardoor de gedachten ordenen, zijn emoties gaan voelen. En dat maakt het gesprek letterlijk waarde-voller.
Rust in het gesprek
Naast een goede plek om te luisteren, dus geen lawaai of andere prikkels, is ook je eigen houding belangrijk. Je kunt meer rust brengen door 2-3 tellen te wachten voordat je antwoord geeft op een vraag, of je een reactie geeft.
Emoties toelaten
Soms is iemand boos of verdrietig. In plaats van die emoties te sussen of iemand te troosten is het belangrijk dat ze er mogen zijn. Je kunt ook in het gesprek vragen hoe iemand zich voelt bij een bepaalde uitlating of reactie van jou. Emoties die geuit kunnen worden en serieus genomen worden, geven de ander vertrouwen dat je er mag zijn als persoon.
Vat samen
Vat af en toe samen wat de ander heeft gezegd om te kijken of je het goed hebt begrepen. Mocht dat niet zo zijn, kan hij het verduidelijken. Zo voorkom je dat je op het verkeerde spoor raakt. Mocht het wel kloppen dan laat je je luisterkracht zien. Dit is een heel krachtig instrument, en geeft de ander echt het gevoel gehoord te worden.
Sluit af
Vraag hoe iemand het gesprek ervaren heeft of nog opmerkingen heeft.
De praktijk
Jochem is met deze tips aan de slag gegaan. Heeft meer tijd in zijn agenda gemaakt voor de gesprekken, is meer gaan luisteren. Hij ontdekte zo bepaalde knelpunten tussen afdeling inkoop en de werkvloer. Bepaalde medewerkers hielden zich door werkdruk net staande en daar zijn andere oplossingen gezocht. Medewerkers werden meer tevreden, omdat ze voelden dat hij echt met hen meedacht ipv alleen even langs te wippen. Er ontstond meer rust en werkplezier.
Wil jij beter leren luisteren?
Lopen je gesprekken moeizaam of vind je het lastig de juiste woorden te vinden? Ik help je graag. Maak anders eens een afspraak voor een leiderschapscan. We kijken dan samen tegen welke zaken jij nu aanloopt en hoe ik je kan adviseren.
Informatie leiderschap-scan
Natuurlijke groet,
Lia van Loo
