Als leidinggevende heb je altijd tijdtekort. Zoek je manieren om tijd te besparen. Belangrijk is zaken goed plannen, rustig blijven, stress voorkomen, goed opladen, en de zaken één voor één doen. Klinkt simpel, maar dan nog heb je vaak meer taken als uren. Je kunt niet altijd alles voorkomen. Omgaan met onverwachte gebeurtenissen en tegenslagen hoort erbij. Kom je structureel tijdtekort? Dan is goed om eens te kijken of je taken kunt delegeren.
Delegeren valt echt niet mee
Veel leidinggevenden worstelen met delegeren. Willen het graag zelf doen, want dan gaat het beter en sneller. Ze kunnen hun taken moeilijk loslaten. Of ze denken dat ze niet de juiste mensen in dienst hebben. Of laten juist teveel en te snel los, het lijkt dan meer op over de schutting gooien. Met alle gevolgen van dien. Als goede leidinggevende weet je wat jouw medewerkers zelf aan kunnen. Wat je met een gerust hart aan hen kan overlaten. Hoe doe jij dat?
De eerste stap naar meer rust
Delegeren word je vaak niet geleerd als je leidinggevende wordt. Wel dat je het moet doen, maar niet hoe. Je moet meestal zelf in de praktijk uitvinden wat wel of niet werkt. Soms best een hele zoektocht. En dat is jammer voor jezelf en je medewerkers. Toch is delegeren een goede manier om meer rust en overzicht in je werk te vinden. Binnen het team de taken beter te verdelen. Je medewerkers waardering te geven en hen te laten groeien. Hun talenten te laten gebruiken.
Delegeren laat medewerkers groeien
Ik heb mezelf ontwikkeld doordat ik van leidinggevenden ruimte kreeg om nieuwe taken en projecten te doen, dat gaf me extra uitdaging en plezier. Het bond me aan de organisatie. Daar ben ik hen nu nog dankbaar voor. Je kunt medewerkers echt iets extra’s bieden door delegeren: vertrouwd worden met iets belangrijks, aan leidinggeven proeven, inhoudelijke diepgang. Reken maar dat iemand zich gewaardeerd voelt door het stuk extra vertrouwen dat je geeft.
Aan wie delegeer je wat?
Je hebt zelf je medewerkers aangenomen die taken van je moeten overnemen. En de een is goed in plannen, de ander in organiseren. Ken jij de kwaliteiten van je medewerkers? Durf je jouw taken los te laten? Of blijf je hen controleren en ben je dubbele tijd kwijt? Raak je gefrustreerd omdat ze het niet meteen goed doen, en neem je het weer over. Dan heb je het alleen maar nog drukker. Daarom is het goed eerst even na te denken. Dan gaat het om je eigen overtuigingen. Hoe zie jij delegeren? Welke verwachtingen heb je? Wat zijn je eigen ervaringen? Sommige leidinggevenden gooien zaken over de schutting zonder duidelijke opdracht, of blijven controleren. Zo laat je je medewerker nog niets alleen beslissen en leren ze de nieuwe taak nooit.
Wat is jouw delegeer vraag?
- Heb je het gevoel werk van medewerkers te doen, omdat dat beter of sneller gaat?
- Vind je het moeilijk om een ander taken te geven die je best zelf kunt?
- Wil je het werk niet “over de schutting gooien”
- Kom je niet aan je eigen werk toe?
Dan gaat er iets niet goed. Je durft of kunt nog niet goed delegeren.
Goede redenen om te delegeren
Eén reden om te delegeren zijn dat je zelf tijd te kort komt voor al je taken. Maar besef ook dat je als leidinggevende zelf duur betaald wordt. Jouw taak is beleid bewaken en uitzetten, niet steeds uitvoeren. Je hebt medewerkers aangenomen die bepaalde taken moeten doen, laat hen hun werk doen. Voorkom dubbel werk. En misschien ben jezelf wel niet de beste persoon voor een bepaalde taak. Dan kan een medewerker dat sneller en beter. Tenslotte ontwikkelt goed delegeren jouw medewerkers en maakt hen gemotiveerder in hun werk.
Delegeren in de natuur
In de natuur heeft ook elk organisme zijn eigen functie. Bomen en planten maken zuurstof voor dieren en ons mensen vanuit CO2. Er zijn afvalverwerkers en aaseters in alle soorten en maten. Van planten en paddenstoelen tot insecten en regenwormen, die afgevallen blad en dode dieren verteren en omzetten naar grondstoffen, mineralen die andere planten weer gebruiken. Bacteriën die water en grond zuiveren. Vogels en insecten die bloemen bevruchten en daardoor vruchten kunnen produceren. Diverse dieren verspreiden zaden zodat bomen en planten volgend jaar weer nieuw leven hebben. Geen enkel organisme regelt alles zelf. Ze zijn allemaal afhankelijk van elkaar en doen zo goed mogelijk hun eigen ding.
Leiderschap in een ecosysteem
Als je denkt dat je als leider alles zelf moet doen en organiseren, ga je voorbij aan het natuurlijk principe van het ecosysteem, waarin alles een eigen plek en functie heeft. En dat is geen status quo. Ook daarin treedt continu verandering op. Een rups heeft een andere rol als een vlinder. Een boom van nog geen jaar kan nog geen onderdak bieden aan vogels en eekhoorns. Delegeren doe je steeds per fase waar je je bevindt en dat kun je leren.
Goed delegeren
Dat heeft Mark ook gedaan. Ik sprak hem van de week. Hij heeft 2 jaar geleden na coaching taken gedelegeerd aan zijn medewerker Edwin. Dat was voor beiden wennen en zoeken. Maar het loopt nu goed. Mark kan zich richten op de groei en PR van zijn bedrijf, het beleid. Edwin doet de organisatorische zaken en werkt nu de nieuwe medewerkers in. Het leuke is dat Mark nu ontdekt dat de zaken waar zij eerst tegen aan liep, nu bij Edwin spelen tav de nieuwe medewerkers en taken delegeren. Hoe veel ruimte kan ik geven. Moet ik wel of niet controleren? En nu kan Mark Edwin coachen in het delegeren. Hierdoor leert Mark op een ander niveau delegeren en maakt Edwin ook een groeistap. Geweldig om te horen!
Leren Delegeren?
Delegeren gaat om goede afspraken maken. Vertrouwen geven en iemand fouten laten maken en daar feedback op geven. Niet de taak afnemen, maar het nog een keer laten doen en samen het leermoment pakken. Dat kost in het begin extra tijd, dat klopt, maar op lange duur geeft het je veel tijdswinst. En meer betrokken en enthousiaste werknemers.
Gelukkig is er ook een goede manier om je taken te delegeren. Misschien doe je dat al wel. Of zou je dat wel meer willen (leren). Delgeren is wezenlijk in je leiderschap!
Weet jij hoe goed je kunt delegeren? Hier vind je de test. Kijk maar eens hoe goed jij scoort.
En als je meer wilt weten, neem gerust contact op.
Neem contact op
Natuurlijke groet
Lia van Loo
