Efficiënt tijdbeheer
Voor veel leidinggevenden en mensen in coördinerende functies is efficiënt tijdbeheer een probleem. Ik zie vaak dat men harder en sneller gaan werken. Steeds meer klussen in je agenda proppen. Langer blijven, thuis gaan werken en zo alles proberen af te krijgen. Maar dat is vaak een korte termijn oplossing die je niet lang volhoudt. Je lichaam en geest hebben tijd nodig om te ontspannen en op te laden. Je blijft achter zaken aan rennen, maakt door de snelheid of vermoeidheid fouten. Je houdt het gevoel dat het nooit goed genoeg is, want de taken blijven komen.
Werk als uitputtingsslag
Een ware uitputtingsslag. En die uitgeputte mensen zie ik vaak genoeg aan mijn bureau. Met de vraag hoe kan dat anders. Toch blijven ook veel mensen als hamstertjes in die draaimolen doorrennen. En lopen op een keer vast. Zonde van al die goede mensen.
Hoe dan?
Maar hoe ga je dan om met al je taken die je niet binnen de gestelde tijd kunt halen. Hoe organiseer je dat wel? Het volgende verhaal geeft je misschien richting:
Een verhaal over stenen
Een leraar sprak tot zijn leerlingen over tijd. Hij nam een grote pot en deed daarin 10 grote stenen. Hij vroeg is de pot vol? De leerlingen zeiden ja want er kon geen grote steen meer bij. Daarop deed de leraar er grind bij en vroeg is de pot nu vol? Nee schudden de leerlingen hun hoofd. Ze snapten wat de leraar bedoelde. Ook toen hij het met zand vulde, stelde hij de vraag. Nee het was nog niet vol… Daarna deed de leraar er water bij en vulde de pot tot de rand. En weer vroeg hij: is de pot nu vol? Ja, daar was iedereen het over eens.
Hij vroeg ook wat je hiervan leren kunt. Een leerling gaf aan dat je agenda nooit zo gevuld is als je denkt, er past altijd meer in… Maar dat was net niet de boodschap!
De clou van het verhaal is dat je eerst de grote stenen in de pot moet doen! Want achteraf krijg je ze er nooit meer bij in.
De grote stenen
Wat zijn de grote stenen in jouw leven: je gezin, je gezondheid, je werk? En ook op het werk gaat het om klussen die echt belangrijk zijn. De visie bewaken, lijnen uitzetten. Als je meer belang hecht aan de kleine dingen zoals zand en grind, houd je geen ruimte voor belangrijke zaken als leider. Zorg dat je die zaken eerst in de grote pot stopt.
Effectief tijdbeheer
Als je effectief wilt worden dan kun je je eigen doelen formuleren en zet je je kwaliteiten in om die te bereiken. Wat wil jij bereiken? Dat bepaalt welke grote stenen jij oppakt. Ik geef je daarvoor 5 tips:
1 je doelen kiezen
Vraag je dus elke dag af wat wil ik vandaag bereiken en wanneer ben ik hierin geslaagd. Dat hoeft niet altijd hetzelfde te zijn als wat anderen willen of van je vragen. Maak een lijstje met zaken die je vandaag echt wil af hebben. En omschrijf het resultaat positief.
2 ontdek je opgelegde doelen
Opgelegde doelen kunnen een startpunt zijn voor een verbetering of actie. Ze kunnen je helpen bewust te worden van je eigen gedrag. Maar zo lang een doel opgelegd is, is het nog niet van jou en ben je nog niet gemotiveerd. Sta dus eerst stil wat het voor je betekent wat die ander vraagt. Kies daarna of je er iets mee wilt en zo ja wat. Dan ben je meer gemotiveerd en zal het makkelijker gaan. Communiceer ook als je niet aan andermans doelen kunt voldoen.
3 Luister naar je lichaam.
Doelen stellen doe je niet alleen met je hoofd, maar ook met je lijf. Van het ene project krijg je geen energie. Het andere voer je fluitend uit. Dit kan ook van dag tot dag verschillen. Veel zaken waar je je vaak niet bewust van bent, worden het eerst voelbaar in je lichaam. Zo kun je ergens tegen opzien zonder dat je het zelf weet. Je lichaam ‘weet’ dit al lang. Iets ligt als een steen op je maag of je wordt er doodmoe van….
4 Zoek hulpbronnen
Zoek naar je hulpbronnen. Wie kan je helpen jouw doelen te behalen. Welke kwaliteiten heb je om dit doel tot een goed eind te brengen. Zet die zaken bewust in.
5 Afhankelijkheid opheffen
Als je afhankelijk bent van anderen, zoals een verslag van een collega, stel dan vast wanneer je tevreden bent. Wil je het binnen een week of een maand hebben. Laat het dan los tot die tijd. Willen dat het MT jouw advies overneemt, is niet even reëel. Wel reëel is het doel: ik wil maximaal mijn kwaliteiten ingezet hebben om het MT te overtuigen van mijn advies.
Tevreden zijn
Met deze 5 tips kun je jouw grote stenen op het werk ontdekken. Hoeveel je er in de pot kunt doen? Dat verschilt van de dag wat er gebeurt en hoe groot de steen is. Mijn ervaring is dat ik er vaak 3 per dag zeker af krijg en dan dus tevreden ben. Alles wat meer lukt, is meegenomen. Zo kan ik elke dag tevreden afsluiten en met nieuwe energie de volgende dag weer starten. Dat is de bonustip 😉
En nee dan komt niet alles af die ene dag. Maar in de zorg waar ik werk, is het werk nooit af. Je kunt jezelf daarmee helemaal gek maken. Om het vol te houden, werk ik dagelijks vanuit doelen en positieve energie en luister ik naar mijn lichaam. Daarnaast is er die dag dan tijd voor klusjes als mails, telefoontjes en andere kleinere klussen.
Samen oplossen
Als ik een doel van een ander niet kan halen, geef ik aan dat het niet lukt en vraag hoe we dat samen op kunnen lossen. Tot nu toe vind ik altijd een oplossing met de ander. Door het anders te doen als gevraagd, of op een ander tijdstip. Soms overtuigt de ander mij dat zijn doel echt belangrijk is. Dan wordt het dus één van mijn grote stenen en kan ik het gemotiveerd uitvoeren.
Ik hoop dat jij met deze tips ook effectiever met je tijd kunt omgaan. Wil je een keer sparren over jouw tijdbeheer en hoe je met meer ontspanning en plezier kunt werken? Ik wacht op je.
Informatie coaching
Natuurlijke groet,
Lia
