In mijn vorige blog beschreef ik de voordelen van wandelvergaderingen als antwoord op personeelstekort en werkdruk in vooral zorg en welzijn. Je effectiviteit en werkplezier nemen toe.
Maar er zijn in organisaties natuurlijk altijd mensen die vragen hebben als er een vernieuwing komt. Dat is natuurlijk niet voor niets. Je hebt de pioniers, de mensen die snel meegaan en de mensen die meer tijd nodig hebben. Dat zit deels in iemands karakter en deels in je overtuigingen.
Mensen kunnen aarzelen om aan wandelvergaderingen deel te nemen om verschillende redenen. Er zijn echter mooie oplossingen te vinden en de belangrijkste deel ik hier:
1. Weerstand tegen verandering:
Wandelvergaderingen zijn afwijkend en sommige medewerkers hebben simpelweg moeite met nieuwe routines. Ze hebben een voorkeur voor de structuur en formaliteit van een traditionele vergadering
Weerstand is niet per definitie slecht, zoals veel leidinggevenden denken. Het is een gegeven, en daar hoef je niet tegen te vechten. Je moet er wel mee leren werken. Omdat niet elke medewerker het overal mee eens zal zijn, is het belangrijk te weten waarom hij dit probleem ziet. Misschien mis je informatie, of is er wat anders aan de hand. Door signalen te onderdrukken of niet te bespreken, kunnen ze ondergronds gaan. Dat geeft een negatieve onderstroom, waar je vroeger of later altijd last van krijgt.
Weerstand moet je altijd onderzoeken.
Gaat het om ego: ‘dan kan ik aan het hoofd van de tafel zitten’ of speelt er iets anders? En kun je in dat laatste geval op een speelse manier daar ruimte voor bieden. Van nieuwe dingen leer je en soms gaat dat met tegenslag of weerstand. Als alles vanzelf gaat, leer je er niet van en ontdek je ook niet waarom iets niet kon of niet goed is.
Draagvlak creëren werkt goed.
Zorg ervoor dat anderen bondgenoot worden van je plannen. Het helpt om tussenstappen te nemen. Mensen niet gaan dwingen vanuit hiërarchie, maar uitnodigen eens mee te gaan vanuit nieuwsgierigheid. Vertel hen wat het oplevert en “kijk eens wat voor jou werkt?”
Tenslotte kunt iets pas beoordelen op zijn effect als je het een paar keer hebt geprobeerd. En dan is 1 x keer is niet genoeg. Dus spreek een proefperiode af en evalueer dan samen welke de toegevoegde waarde het heeft opgeleverd. Nieuw is pas beter als het werkt
2. Sociale onzekerheid bij wandelvergaderingen:
Sommige mensen voelen zich ongemakkelijk om in een informele setting te vergaderen met de leidinggevenden of collega’s met wie ze minder vertrouwd zijn, zo dichtbij wandelend. De afwezigheid van een tafel of vergaderopstelling kan een gevoel geven van minder controle en veiligheid.
De vraag is echter als dit ongemak en de (hiërarchische) afstand er nu al is, of gevoeld wordt, of het in een gewone vergadering ook niet plaatsvindt. Spreekt men zich dan wel uit naar elkaar? Is er sprake van echt contact en samenwerking? Of zit men de vergadering gewoon naast elkaar uit?
Doorbreek hiërarchie
Wandelvergaderingen doorbreken juist hiërarchische barrières en bevorderen een open en gelijkwaardige sfeer waarin iedereen zich gehoord voelt. Dit maakt het gemakkelijker voor medewerkers om vrijuit te spreken en hun ideeën te delen.
Het is wel belangrijk om alert te zijn op deze signalen. Want het zegt iets over de sfeer en de onderstroom in een team. Die veiligheid bij elkaar kun je wel voeden door tussenstappen te nemen. Bijvoorbeeld eerst in twee -of drietallen die men zelf kiest, dus sociaal veiliger, een thema te bespreken al wandelend. Daarna kun je van groepjes gaan wisselen. Dan raakt men langzaam gewend aan het idee en elkaar.
Daarnaast is iedereen buiten anders dan in de kantoorruimte en kunnen mensen ook nieuwe kanten van hun collega`s zien en die gaan waarderen door de andere ont-moeting. Buiten zijn doet iets met je.
3. Angst niet professioneel overkomen:
Sommige medewerkers zijn bang dat wandelvergaderingen niet professioneel overkomen of niet serieus genomen worden. Ze denken dat collega’s of leidinggevenden hun bijdragen daarom minder waardevol vinden, omdat ze “ongewoon en niet formeel” zijn.
De simpelste oplossing is: “laat ze dat maar denken”. Maar zo staat niet iedereen in het leven. Angst is een slechte raadgever en er is lef en moed nodig om nieuw gedrag te laten zien.
Minder afleidingen
Tijdens een wandelvergadering zijn er minder afleidingen zoals telefoons, laptops en andere collega`s. Dit zorgt voor meer focus op het gesprek, waardoor de inhoud van de discussie vaak diepgaander en meer gefocust is dan bij traditionele vergaderingen. Het bespaart daarnaast tijd. Je bent dus juist professioneler in je uitvoering
Wandelvergaderingen stimuleren creativiteit en oplossingsgericht denken. Dit leidt vaak tot meer waardevolle en innovatieve bijdragen. Je kunt dus je collega`s verassen met je nieuwe inzichten. Dat is juist als professioneel en vooruitstrevend. En dat zal hun scepsis verminderen.
Innovatief denken
Innovatief is de natuur continu. Zonder evolutie en aanpassing waren we nooit zo ver doorontwikkeld in soortenrijkdom en variatie. Voor elke probleem heeft de natuur een oplossing. Probleemoplossend vermogen is één van de belangrijkste kenmerken van de 21e eeuw.
Want als je vandaag een oplossing kunt vinden voor een probleem, kun je dat morgen ook, of op elk ander moment. Het kunnen omgaan met een tegenvaller of onverwachte situaties en het ter plekke oplossen, is efficiënter dan vooraf allerlei beheersmaatregelen nemen om alles te voorkomen. Dat kost veel tijd en energie en vaak is het probleem dat je tegenkomt toch net even anders dan je had verwacht. Je hebt nu eenmaal niet alles onder controle. De natuur laat dat steeds zien.
4. Weeromstandigheden en kleding:
Angst voor slecht weer kan ook een barrière vormen. Mensen willen misschien niet nat worden of geen last hebben van wind, kou, of hitte. Daarnaast kan kleding een rol spelen; formele werkkleding is niet altijd geschikt voor een wandeling, of als je niet de juiste schoenen hebt.
Wandelvergaderingen hoeven niet altijd buiten plaats te vinden als het weer echt niet meewerkt. Binnenlocaties zoals grote gangen of een nabijgelegen overdekte ruimtes kunnen een prima alternatief bieden. Daarnaast kan de timing van wandelvergaderingen flexibel worden aangepast aan gunstigere weersomstandigheden, zoals een lunchwandeling tijdens mooi weer. Of kunnen medewerkers zelf beslissen dat ze de wandelvergadering willen houden of omzetten naar een binnenactiviteit als het weer echt niet geschikt is.
En je zult versteld zijn hoe vaak het gewoon goed weer is. Juist als je binnen zit, mis je vaak het mooie weer. Net als op vakantie, dan ben je ook veel vaker buiten, dan je thuis zou doen.
Nieuwe dresscodes?
Als organisatie kun je ook de dresscodes versoepelen als wandelvergaderingen deel worden van je werkcultuur. Het aanmoedigen van comfortabele schoenen of kleding dragen tijdens de wandeling verlaagt de drempel. Neem bv extra schoenen en een jas mee op die dag. Bedrijven kunnen zelfs paraplu’s of poncho’s, beschikbaar stellen om medewerkers aan te moedigen deel te nemen.
Daarnaast duren vergaderingen vaak korter. Korte wandelingen van 10-15 minuten kunnen al zorgen voor een frisse blik en nieuwe energie, zonder dat deelnemers zich zorgen hoeven te maken over kleding of het weer.
5. Fysieke beperkingen of gezondheidsproblemen:
Niet iedereen voelt zich misschien fysiek in staat om mee te doen, vooral bij mobiliteitsproblemen, chronische pijn, of andere gezondheidskwesties. Dit kan hen ontmoedigen. Toch zijn ook hier oplossingen voor te vinden.
Open setting creëren
Pas de vergadering aan het fysieke niveau van je teamleden aan, bijvoorbeeld door het tempo verlagen of de duur verkorten. Het belangrijkste is niet de intensiteit van de wandeling, maar het creëren van een ontspannen en open setting.
Denk ook aan alternatieven aanbieden. Het kan eerst op vrijwillige basis worden gehouden. Of met de mogelijkheid zoals ergens even zitten op een bankje of het bijwonen van de vergadering op afstand via een telefoon of tablet.
Dynamische vergaderen
Voor medewerkers met zwaardere fysieke beperkingen kunnen alternatieve bewegingsvormen worden gestimuleerd, zoals staand vergaderen of het gebruik van zitballen. Dit houdt iedereen betrokken bij de voordelen van dynamische vergaderingen, zonder dat wandelen de enige optie is.
Het helpt dan weer wel dat de vergaderomgeving diverse natuurelementen heeft zoals een mooie groene wand, planten, direct daglicht, houten elementen, etc. om toch zo veel mogelijk van de natuureffecten te profiteren.
6. Moeilijker notities maken:
Voor sommige mensen is het belangrijk om tijdens vergaderingen notities te maken. Er zijn diverse technologische oplossingen zoals notitie-apps of inspreken. Er zijn ook handsfree opties zonder dat je steeds met je telefoon bezig bent.
Kort samenvatten
De angst is dat de belangrijke punten worden vergeten. Door een korte samenvatting aan het eind te houden en de belangrijkste punten noteren door één persoon, wordt dit voorkomen. Dit wordt daarna met het team gedeeld. Het lezen van notulen is sowieso een aandachtspunt. Hoe korter en krachtiger hoe eerder men het zal doen.Ook het buiten zijn activeert je geheugen meer, waardoor je op een andere manier informatie onthoudt.
En teamwork is een gedeelde verantwoordelijkheid. Door deze rol af te wisselen versterkt het tenslotte de samenwerking en betrokkenheid binnen het team.
Wandelvergaderingen “gewoon” starten
Deze 6 oplossingen kunnen ervoor zorgen dat mensen die in het begin terughoudend zijn om wandelvergaderingen te omarmen, toch meegaan in de verandering. Het is belangrijk om wandelvergaderingen in je organisatie af te stemmen op de voorkeuren en behoeften van alle teamleden. Maar de voordelen wegen m.i. ruim op tegen de genoemde bezwaren.
En dan helpt het als je zelf gemotiveerd bent, een duidelijk plan hebt en je niet na één tegenwoord je plan in de koelkast zet. Daarvoor heeft een wandelvergadering teveel voordelen!
Wanneer plan jij een wandelvergadering met je team?
Natuurlijke groet,
Lia van Loo