Afscheid nemen is nooit makkelijk. Marco Borsato, bezingt zelfs ‘afscheid nemen bestaat niet’. En dat herken ik in veel organisaties. We stellen afscheid nemen vaak uit.
Afscheid nemen is normaal
Maar vertrekkende en nieuwe medewerkers zijn beiden zijn aspecten van de “levensloop” binnen een organisatie. Helaas gaan we echter vaak veel te lang door met medewerkers niet meer passend zijn vanuit een verkeerd sentiment: “we kennen elkaar al zo lang” of “het gesprek is te spannend” of we zijn bang dat er “gedoe komt”.
De impact van uitstellen
Daardoor nemen we geen afscheid van mensen die niet goed functioneren, maar bieden ze een andere functie aan of plaatsen ze in een ander organisatieonderdeel, waar ze na een tijdje ook niet functioneren. Je verschuift het probleem. Of als je organisatie is veranderd en er zijn nieuwe functies, dan willen we niemand ontslaan. Heel aardig, maar vraag is of dat gaat werken? Uiteindelijk verzwakt je organisatie. Je doet hen en jezelf geen recht! dat wil je toch niet meer. Natuurlijk kan zo`n vertrek pijnlijk zijn, maar het schept ook nieuwe kansen.
Meer leven na dood hout?
Stel je voor dat een organisatie net als een eik is. Soms, als de grond is uitgeput en er een gebrek aan voedsel is, moet een boom een “besluit” nemen. Hij trekt de sapstroom terug en laat één of meer takken en wortels vallen. Zo kan de rest van de eik topfit blijven en eeuwen doorgaan. Kan jouw organisatie na een afscheid nog vele jaren voortbestaan.
Een pijnlijke wond
Natuurlijk ontstaat er wel een soort “wond” aan de boom, waar het levende deel, het cambium, tijdelijk bloot komt te liggen. Maar de boom is slim en beschermt het cambium met wondweefsel tussen het spinthout en de schors langs de wondrand. Het kernhout op die plek wordt intussen zacht gemaakt tot molm door verschillende kevers en vliegen. Dat biedt weer kansen voor bijvoorbeeld vogels of een eekhoorn om er hun nest in te maken.
Afscheid: nieuwe kansen op verborgen plekken
Deze boomrot betekent niet het einde; eigenlijk profiteert de boom ervan doordat het kernhout wordt omgezet in molm. Er ontstaat zelfs een 4x hoger stikstofgehalte door de ophoping van poep en nestmateriaal van insecten, wat als een soort appeltje voor de dorst dient waar de boom nog lang van kan profiteren. De boom ontwikkelt zelfs molmwortels vanuit het cambium naar binnen om die voeding te gebruiken.
Leren van een boom bij afscheid
1.Energie terug trekken
Tijdig de energie terugtrekken is belangrijk. Dat betekent dus het goede gesprek aangaan. Dat is lastig. Maar het is belangrijk om op goede voet uit elkaar te gaan of het afscheid nu komt door jouw besluit als leidinggevende of door de keuze van een medewerker zelf. Goed communiceren hierover is belangrijk. Wees duidelijk over de zakelijke kant, maar behoud een vriendelijke toon en erken de emoties van de ander. Zeg bijvoorbeeld: “Ik begrijp dat dit afscheid moeilijk voor je is, en het voelt misschien oneerlijk en boosmakend. Als leidinggevende heb ik deze beslissing genomen met het grotere plaatje in gedachten. De boom gaat voor het totaal, niet de losse tak.
2. Gedoe komt er toch
Vooral door situaties waarin er onduidelijkheid is over het ontslag of weggaan van een collega in het verleden. Dat geeft achterblijvers het gevoel dat een ontslag ‘zomaar’ kan gebeuren. Ze worden voorzichtig en zorgen dat ze niet opvallen uit angst ook weg te moeten. Het overgangsproces kan lastig zijn en ervoor zorgen dat medewerkers zich ontevreden of zelfs niet gerespecteerd voelen.
Daarom is het belangrijk om goed wondmateriaal aan te maken, net als die boom. Zowel voor de achterblijvers als de persoon die verdergaat. Vanuit de systeemtheorie is het voor het geheel én de delen van de organisatie van belang is om zaken goed af te hechten.
3. Van hard naar zacht
Je kunt er een “vecht-afscheid” van maken en elkaar zo veel mogelijk zwart maken over en weer, of je kunt besluiten dat je samen een goede tijd hebt gehad, maar dat het tijd is om uit elkaar te gaan en elkaar het beste te gunnen. Laat de persoon weten dat de professionele scheiding niets verandert aan hun waarde als individu. Afscheid hoeft niet hard te zijn.
Het harde kernhout van de boom wordt molm en zachter. Het maakt ruimte voor andere invloeden van buitenaf, die uiteindelijk de boom gaan voeden. Ze gaat andere dieren aantrekken. Door het vertrek van een medewerker kunnen er nieuwe kansen ontstaan, nieuwe relaties en verbindingen, die wel voeden. Het vraagt daarom van jou ander leiderschap.
Overige tips als leidinggevende bij afscheid
- Neem altijd bewust afscheid. Ook al is de persoon er zelf niet bij. Wees open en eerlijk als je afscheid neemt, praat over wat er echt speelt en vermijd de onderliggende spanning niet.
- Leer van het vertrek door de werknemer te vragen of de arbeidsvoorwaarden moeten veranderen? Waren er voldoende ontwikkelmogelijkheden? Door open vragen te stellen, kun je waardevolle inzichten krijgen. Het is een kans om te begrijpen wat er kan veranderen en hoe de organisatie aantrekkelijker kan worden voor huidige en toekomstige werknemers.
- Maak afspraken over de praktische punten zoals overdracht van kennis en taken en het inleveren van bedrijfseigendommen.
- Bedank altijd de werknemer. Waardeer de persoon voor diens specifieke kwaliteiten, zoals de bijdrage aan projecten of aan het team. Dit is ook goed voor het moraal van de achterblijvers.
En tenslotte evalueer elk afscheid en kijk waar jij je als leidinggevende het afscheidsproces nog kunt verbeteren.
Ik hoop dat je hiermee eerder en beter afscheid durft te nemen.
Heb je zelf nog goede tips over afscheid nemen, dan hoor ik het graag hieronder
Natuurlijke groet,
Lia van Loo
